Secretaria Executiva
Industry - Packaging
São José dos Campos São Paulo Permanent Apr 22, 2020

1. Favorecer a comunicação entre a Presidência / Diretoria e demais áreas mediante contato com as várias unidades fabris e demais Setores da Rexam, atuando como facilitadora e assegurando o fluxo de informação verbal e escrita em todos os níveis, nos idiomas inglês e português.

2. Antecipar e propor soluções às questões administrativas, objetivando racionalizar o tempo do executivo para tarefas específicas ao seu cargo.   

3. Organizar e manter atualizada a agenda do Presidente e Diretores assistidos, através da marcação, alteração e acompanhamento de compromissos diversos, com o objetivo de otimizar o tempo dedicado a essas atividades e garantir o cumprimento das mesmas.

4. Coordenar todas as ações necessárias à realização de viagens nacionais e internacionais por meio de contatos com a agência de viagens, pesquisas diversas e atendimento a processos burocráticos internos e externos, visando garantir êxito no itinerário estabelecido.

5. Administrar o fluxo de documentação interna e externa, através dos procedimentos aplicáveis, visando garantir aprovações, pagamentos, compra de materiais e contratação de serviços necessários ao setor.

6. Planejar e propor itinerários para receber visitantes à empresa, tomando as providências necessárias para cada caso específico, tais como reserva de hotel, agendamento de transporte, reserva de sala e material de apoio, etc., visando prover o  suporte necessário aos  recepcionados.

7. Participar do planejamento, organização e realização de eventos diversos, através do levantamento das necessidades, do acompanhamento de todas as atividades a serem realizadas e de realização de contatos com a empresa contratada, visando atingir os objetivos de cada evento de acordo com o que foi planejado.

8. Elaborar e acompanhar orçamento para contas específicas sob sua responsabilidade, através de análise dos dados existentes e posterior envio ao responsável para aprovação, visando contribuir na confecção do orçamento geral do setor.

9. Controlar os contratos de terceiros englobando emissão de requisições para os serviços necessários, acompanhar fluxo dos processos, recebimento de faturas e pagamento dos serviços, bem como controlar e providenciar os pagamentos referentes a aluguel e condomínio, visando o cumprimento das cláusulas acordadas

10. Controlar a execução dos serviços terceirizados, tais como Recepção, Segurança, Conservação e Limpeza, Layout / Decoração Geral e Mensageria, bem como dos serviços de infra-estrutura (manutenção, elétrica, hidráulica, ar-condicionado, móveis, paisagismo), bem como pela organização geral (área dos funcionários, salas de reunião, área de convivência), visando garantir a qualidade do ambiente de trabalho e conforto dos funcionários.

11. Providenciar as obras de melhoria nas instalações da empresa, desde a contratação de empresa de arquitetura, participação no projeto, acompanhamento e controle do trabalho da empresa de arquitetura contratada, esclarecendo as demandas e fazendo cumprir prazo e qualidades contratados.

12. Receber faturas e providenciar pagamento dos serviços contratados.

13. Controlar custos dos serviços contratados visando identificar oportunidades de economia e acompanhar a qualidade dos serviços prestados.

14. Manter cronograma anual de limpeza e manutenção em dia.

15. Elaborar e divulgar comunicados importantes sobre ações da área administrativa que possam causar impacto nas atividades dos funcionários.

16. Realizar análise comparativa Real x Orçado conforme modelo de gestão de despesas gerais e administrativas “Orçamento Base Zero Matricial (OBZ)”, através do acompanhamento dos lançamentos realizados nas contas contábeis e centro de custos relacionados nos pacotes Administrativos e Ocupação, provendo as justificativas necessárias para os principais desvios e buscando oportunidades de “savings” para a companhia. 

17. Participar ativamente do orçamento de despesas gerais e administrativas das contas e centros de custos dos pacotes Administrativos e Ocupação conforme o modelo de gestão de despesas gerais e administrativas “Orçamento Base Zero Matricial (OBZ)”, através da consolidação, revisão e processamento das diversas informações recebidas das áreas envolvidas neste planejamento.

18. Adotar e promover as melhores práticas de 5 S´s, estimulando o trabalho organizado, a fim de buscar uma melhoria no ambiente de trabalho.

19. Cumprir as normas e procedimentos referentes à segurança do trabalho, saúde ocupacional e meio ambiente.