Assistente Executiva
Industry - Packaging
São José dos Campos São Paulo Permanent Apr 22, 2020

1. Organizar e manter atualizada a agenda dos Diretores sob sua responsabilidade, através da marcação, alteração e acompanhamento de compromissos diversos, com o objetivo de otimizar o tempo dedicado a essas atividades e garantir o cumprimento das datas/horários.

2. Coordenar todas as ações necessárias à realização das viagens nacionais e internacionais dos Diretores sob sua responsabilidade, por meio de contatos com a agência de viagens, pesquisas diversas e atendimento a processos burocráticos internos e externos, visando garantir o cumprimento das agendas dentro dos prazos estabelecidos.

3. Preparar a recepção a visitantes, tomando todas as providências necessárias, tais como reserva de hotel, agendamento de transporte, reserva de sala, disponibilização de material de apoio, etc., assegurando todo o suporte requerido pelos recepcionados.

4. Administrar o fluxo de documentação interna ou externa, através dos procedimentos aplicáveis, objetivando garantir pagamentos, compra de materiais e contratação de serviços necessários ao setor.

5. Dar suporte à organização e realização de eventos, através do acompanhamento de todas as atividades relacionadas a cada um e contatos com a empresa contratada, se aplicável, de forma que os objetivos de cada evento sejam atingidos.

6. Elaborar orçamento para contas específicas sob sua responsabilidade, através da análise dos dados existentes e posterior submissão ao Diretor responsável para aprovação, contribuindo para a confecção do orçamento geral do setor.

7. Ser a facilitadora entre os Diretores e as diversas áreas da empresa e contatos externos, no Brasil e no exterior, comunicando-se verbalmente e por escrito, em inglês e português, através dos meios disponíveis, a fim de assegurar o fluxo de informação em todos os níveis.  

8. Propor soluções às questões administrativas, através da antecipação das ações necessárias a cada um, visando liberar o tempo do executivo para tarefas inerentes à sua função.

9. Dar suporte à Área Administrativa em suas diversas atividades sempre que necessário, especialmente em ocasiões excepcionais como férias da titular e eventos de maior porte.

10. Adotar e promover as melhores práticas de 5 S´s, estimulando o trabalho organizado, a fim de buscar uma melhoria no ambiente de trabalho.

11. Cumprir as normas e procedimentos referentes à segurança do trabalho, saúde ocupacional e meio ambiente.